Vittorio Veneto, 03 marzo 2025
Oggetto: RIMBORSI SPESE ANNO 2025
Obbligo di utilizzo di sistemi di pagamento tracciabili per la non imponibilità e deducibilità delle spese sostenute in occasione delle trasferte di lavoratori dipendenti e autonomi. Sono le nuove regole, previste dalla legge di Bilancio 2025 (legge n. 207/2024) e dal decreto di riforma IRPEF IRES (D.Lgs. n. 192/2024), che hanno impatti sull’operatività aziendale: occorre, infatti, rivedere le policy relative alle trasferte e ai rimborsi spese. Diventa, inoltre, essenziale per le aziende un rigoroso controllo della documentazione prodotta dai lavoratori oltre che una precisa formazione di tutti i soggetti potenzialmente coinvolti.
A partire dal 1° gennaio 2025, per la gestione fiscale delle spese sostenute dai lavoratori dipendenti nel corso delle trasferte o missioni effettuate per conto dei datori di lavoro , sono in vigore nuove regole per ottenere l’esenzione fiscale delle spese sostenute e semplificare le modalità di rimborso.
Le norme, con il chiaro intento di contrastare il fenomeno dell’evasione fiscale, introducono un generalizzato obbligo di utilizzo di sistemi di pagamento tracciabili, al fine della deducibilità fiscale e contributiva.
Occorrerà rivedere le policy relative alle trasferte e ai rimborsi spese.
Le regole per i lavoratori dipendenti
Nello specifico segnaliamo le limitazioni sulla deducibilità di alcune spese connesse alla trasferta sia per i lavoratori subordinati che autonomi.
A partire dal periodo di imposta 2025, i lavoratori dipendenti che effettueranno trasferte o missioni, all’interno o all’esterno del perimetro del comune del luogo di lavoro, potranno non includere nel reddito imponibile le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, questi ultimi effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea quindi anche Taxi o NCC, rimborsate dal datore di lavoro, solo se i pagamenti sono stati eseguiti mediante carte di credito, bancomat, prepagate, app di pagamento, assegni bancari e circolari.
Da ciò ne consegue che non sarà sufficiente per il lavoratore rendicontare gli importi su una semplice modulistica messa a disposizione dell’azienda ma dovrà necessariamente provare la tracciabilità degli stessi
Qualora la spesa sia effettuata in contante e richiesta a rimborso la conseguenza sarà l’assoggettamento a prelievo fiscale e contributivo al pari di qualunque altra somma corrisposta al lavoratore.
E’ da notare come non si modifica la diversa regolamentazione fiscale delle trasferte avvenute fuori dal comune rispetto a quelle all’interno del comune salvo, come anzidetto, per la tracciabilità di alcune di esse.
Infatti, continua a poter esser riconosciuta l’indennità forfetariamente determinata, entro le soglie indicate nel Testo Unico (art. 51 comma 5), per le trasferte extra comunali mentre saranno totalmente imponibili le indennità o i rimborsi, salvo quelli per rimborso viaggio e trasporto documentate adeguatamente e tracciate, quelle sostenute nel perimetro del comune.
In relazione alla documentabilità delle spese di viaggio l’innovazione, introdotta dal art. 3 c. 1 lett. b D.Lgs. n. 192/2024, consente oggi al lavoratore di evitare di presentare documenti dettagliati emessi dal vettore purché però le spese siano sostenute con mezzi tracciabili e comprovate.
Si rammenta che non si modifica nemmeno l’indicazione della necessaria esposizione sul Libro Unico del Lavoro di tutte le somme corrisposte al lavoratore anche se erogate a titolo di rimborso dei costi sostenuti nell’interesse del datore di lavoro.
Le novità per i lavoratori autonomi
Sempre dal 1° gennaio 2025 le spese relative a prestazioni alberghiere, di somministrazioni di alimenti e bevande nonché di viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, addebitate analiticamente al committente, nonché i rimborsi chilometrici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili se i pagamenti sono sostenuti medianti sistemi di pagamento tracciabili.
Conclusioni
Va da sé che quindi diventa essenziale per le imprese un rigoroso controllo della documentazione prodotta dai lavoratori oltre che una precisa formazione di tutti i soggetti potenzialmente coinvolti.
L’utilizzo di Bancomat o Carte prepagate aziendali può essere si supporto alla gestione.
Davide Croce
